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Con l’emergenza sanitaria da COVID-19 e l’introduzione su larga scala del lavoro agile, le videoconferenze sono passate da uno strumento di nicchia all’essere, in molti casi, l’unico mezzo per rimanere in contatto con colleghi, studenti ed amici, e per continuare la propria attività di studio e lavoro.
Questo passaggio obbligato è avvenuto però in maniera rapida e senza la dovuta preparazione, lasciando quindi molti utenti, soprattutto i meno esperti, a gestire situazioni e problemi nuovi legati allo strumento tecnologico ed alle modalità di lavoro e formazione a distanza.
Le sfide per chi si approccia le prime volte alle videoconferenze sono sia di tipo tecnologico che operativo.
In questo articolo vedremo come prepararsi e gestire al meglio una videoconferenza indipendentemente dal software o dal dispositivo utilizzato, e quali sono i passaggi e gli accorgimenti più importanti per evitare i problemi e garantire una riunione on line efficace e confortevole
PREPARAZIONE
SET
Luci:
Privilegia la luce naturale
L’illuminazione frontale è la migliore. Se usi una lampada, puntala contro il muro, di modo che la luce ti arrivi riflessa
Evita l’illuminazione che proviene dall’alto
Posizionarti in modo da non avere una finestra alle tue spalle
Suono
Prediligi una stanza silenziosa
Chiudi la porta e le finestre
Per evitare rimbombi, non stare troppo vicino a muri o mobili
Una stanza particolarmente vuota crea rimbombo
Abbigliamento
Vestiti come faresti normalmente per andare al lavoro
Scegli colori che stacchino dallo sfondo
Ambiente
Attenzione allo sfondo dietro di te, prediligi qualcosa di sobrio come una libreria o un quadro
Evita di stare davanti ad una parete completamente bianca
Evita di avere come sfondo cucina, divano o altre situazioni poco professionali
ATTREZZATURA
Connessione
Preferisci reti WIFI a 5 Ghz
Assicurati che nessun altro in casa stia utilizzando servizi di streaming (Netflix, Prime video etc) oppure videogames on line.
Per una resa ottimale disconnetti dalla rete i dispositivi wifi che non stai usando (cellulare, tablet, altri computer etc)
Webcam
Porta la telecamera all’altezza degli occhi. Se utilizzi un notebook, sollevalo con alcuni libri e utilizza mouse e tastiera esterni
Centra la tua figura in orizzontale, con gli occhi a 1/3 in verticale.
Software
Apri solo le applicazioni indispensabili per il lavoro che devi fare, e tieni chiuso tutto il resto
Utilizza la funzione di test per webcam e microfono che tutti i software mettono a disposizione
Fai una prova prima con il software che userai prima di
GESTIONE RIUNIONE
PRIMA
Sii consapevole dell’argomento e degli obiettivi della riunione
Prepara tutto il materiale necessario
Collegati prima per gestire eventuali problemi
Fai un test audio e video
INIZIO
Inizia spiegando come usare la chat e come attivare e disattivare il microfono
Fai un giro di tavolo dove ognuno si può presentare ed eventualmente dichiarare i suoi bisogni/obiettivi per la riunione
Informati se qualcuno ha esigenze particolari legate all’orario
Definisci l’orario di fine e di eventuali pause
Definisci l’obiettivo dell’incontro e gli eventuali ruoli di ognuno
DURANTE
Il gestore deve attivare e disattivare i microfoni per evitare rumori di fondo e disturbi
Valorizza il più possibile l’interattività con domande, sondaggi, attività
Se riscontri problemi legati alla banda (video che si blocca, voce che salta), spegni la webcam
PAUSE
Per sessioni molto lunghe, è consigliabile una pausa almeno ogni 2 ore
Prima di iniziare la pausa, definisci a che ora si ricomincerà
FINE
Dedica un momento alle domande e ad eventuali confronti
Concludi con una o più call to action, specificando chi farà cosa e per quando